بحث حول الموثق و التوثيق

- تقديم المؤسسة :

1-1-            تعريف المؤسسة:

اكمالية الشهيد دحماني عبد الحميد فتحت هذه المؤسسة أبوابها لأول مرة عام 1974 في صورة ابتدائية داخلية لأبناء البدو الرحل من أهل المنطقة ثم تحولت الى فرع اكمالي أقيم في بن سرور عام 1978 ثم تحولت الى ثانوية منذ شهر سبتمبر 1988 وعندما انشأت ثانوية بن سرور افتتحت بهذه المنشأة اكمالية الشهيد دحملني عبد الحميد بصفة رسمية منذ 06/09/1997 واطلق عليها اسم الاكمالية الجديدة ثم حملت اسم الشهيد دحماني عبد الحميد منذ 24/06/2000 .

تضم اكمالية الشهيد دحماني عبد الحميد 14 قاعة دراسية و04 مخابر بالاضافة الى ورشة ومكتبة ومرافق ادارية كما يوجد بها جناح المطعم المستغل حاليا .

وتضم المؤسسة 14 فوجا تربويا يتوزع في حجراتها 597 تلميذا وتلميذا بينهم 306 تلميذة و 291 من البنين ويعمل به 26 أستاذا في مختلف التخصصات التعليمية و 12 موظفا اداريا و 06 عمال مهنيين وعون أمن.

تحصلت المؤسسة على جزائز ومراتب مشرفة  رغم حداثة نشأتها ومن بينها مايلي:

·       الرتبة الأولى لأحسن معرض سنة 1999/2000

·       شهادة شرفية من المجلس البلدي

·       الرتبة الأولى في الدورة الكروية المقامة سنة 2000 (كأس الدائرة)

·       الجائزة الأولى في المسابقة الولائية للوقاية من حودث المرور 1999/2000

·       الرتبة الأولى في شهادة التعليم الأساسي في اكماليات الجنوب

أما بالنسبة للعلاقات بين الموظفين فهي جيدة و تتسم بالود و الأسرية كما تتسم علاقات المربيين و التلاميذ بالمحبة والاحترام وللمؤسسة سمعة طيبة في المحيط الخارجي.

-         الا أن المؤسسة كما غيرها من المؤسسات التربوية تعاني من بعض المشاكل منها :

·       الاكتظاظ الشديد في الأقسام.

·       النقص الفادح في عدد الأعوان المهنيين مما جعل المؤسسة تضطر للجوء للحملات التطوعية

·       عدم ملائمة بعض الحجرات للدراسة.

1-2- الهيكل التنظيمي للمؤسسة:

المدير

 

مستشار التربية

الأمـــــــــانة

المساعدون التربويون

الأساتذة

العمـــــــــال

المسير المالي

 

1-3 شرح الهيكل التنظيمي:

أ - المدير: المدير هو المسؤول الأول و الأخير على كل ما يحدث في المؤسسة وهو المسؤول المباشر عل كل من مستشار التربية داخل المؤسسة و الأمين و المسير المالي ومن المهام الموكلة اليه:

-انجاز التقرير العام لتسيير المؤسسة

-تنظيم المؤسسة : بناءا على الخريطة التربوية و الإدارية تتم نظام المدرسة

(عدد الأفواج ـ عدد التلاميذ ـ عدد الأساتذة ـ عدد القاعات ـ عدد المخابر و المرافق الأخرى)

- تسجيل التلاميذ وقبولهم حيث  يتم استقبال التلاميذ و تسجيلهم وفق القطاع المدرسي المحدد لكل مؤسسة مستقبلة .و يتم تسجيل التلاميذ في السنة الأولى متوسط وفق محاضر القبول و التوجيه المصادق عليها من طرف المجالس المنشأ لهذا الغرض .

ـ يجري العمليات الإدارية لاستقبال التلاميذ بناء على القوائم المستخلصة من مداولات مجالس الأقسام ومحاضر مجالس القبول في غضون الأسبوع ما قبل انطلاق الدراسة تتخذ إدارة المؤسسة ذات النظام الداخلي ونصف الداخلي كافة التدابير من أجل استفادة التلاميذ الفعلية من أحد النظامين.

ب- الأمانة العامة:

تعتبر الأمانة العامة عصب الاكمالية حيث يتولى الأمين وتحت سلطة المدير ما يلي :

ü    جمع المسائل الإدارة العامة (المصالح) توكل القضايا و المهام المتعلقة بها

ü    القيام بإعداد الاجتماعات

ü    القيام بتنفيذ المداولات

ü    القيام بتبليغ محاضر أما على سبيل الأخبار أو من أجل ممارسة سلطة الموافقة و المراقبة.

ü    تحقيق إقامة المصالح الإدارية و التقنية و تنظيمها و التنسيق بينها و رقابتها

ü    ممارسة السلطة السلمية على موظفي المؤسسة

ü    الاشراف على المكتبة التي كانت موضوع تقريرنا.

ج- المسير المالي: (المقتصد): ومن المهام الموكلة اليه:

1-  يكلف المقتصد تحت سلطة مدير المؤسسة بتسيير الوسائل المادية والمالية وتسخيرها لتحقيق الأهداف المسطرة للمؤسسة .

2-  يتولى مدير المؤسسة مسؤولية الأمر بالصرف ، ويقوم المقتصد بوظيفة العون المحاسب .

3-   يعتبر المقتصد من المساعدين المباشرين لمدير المؤسسة في كل ما يتعلق بتوفير الشروط المادية والمالية الضرورية لتنظيم حياة الجماعة التربوية في المؤسسة .

4-   يتلقى المقتصد التعليمات والتوجيهات من مدير المؤسسة ويقدم إليه تقريرا يوميا مفصلا عن الوضعية في المؤسسـة .

5-   يلزم بالحضور الدائم في المؤسسة ، ويمكن في إطار تأدية مهامه أن يستحضر في أي وقت من الليل أو النهار .

2-            تقديم المصلحة:

أ‌-                تعريف المكتبة:

تقع المكتبة في اكمالية الشهيد دحماني عبد الحميد بالقرب من الادارة وهي مكان يضمّ العديد من الكتب والمراجع والمجلدات ومختلف أنواع المعارف والعلوم، وتُشرف عليه الأمانة ، حيث تُنظم تواجد الأشخاص فيها وتحافظ على مرافقها وموجوداتها، وتنوّع الكتب فيها. تحتوي المكتبة على العديد من الكتب؛ ككتب العلوم الفيزيائية والكيمائية، واللغات، والأدب، وعلم الأحياء، ، والفن، والطبخ، والشعر، والروايات، وغيرها.

ب‌-           مهام المكتبة في الاكمالية:

تُعتبر المكتبة المدرسية إحدى الخطوات الفاعلة التي تنتهجها الإدارة المدرسية، لما لها من دورٍ مهمٍ في إثراء وإتمام العملية التعليمية للتلاميذ ، بالإضافة إلى تطوير الجوانب المختلفة لهم من النواحي الصحية والعقلية والسلوكية والثقافية والأدبية وغيرها. تتواجد المكتبة المدرسيّة في كل مدرسة، وتقدّم خدماتها للجميع دون أن تقتصرعلى المعلمين فقط أو التلاميذ فقط، ويلجأ إليها الطلاب للاستفادة من الأبحاث وتعزيز المعلومات حول موضوعٍ أو ظاهرةٍ معيّنةكما تساعد التلاميذ في تطوير معلوماتهم المكتسبة وتثقيفهم وزيادة تحصيلهم العلمي لتحقيق نتائج أفضل.

ج- مكونات المكتبة :

إن للمكتبة المدرسية شأنها في ذلك شأن كل المرافق المختلفة عدة عناصر، ومنها :

ü    القوى البشرية وتتمثل في: أمين المكتبة، وهو المسؤول عن الإعارة

ü    الأثاث الذي يمتاز بالبساطة والراحة والعراقة وهو عبارة عن 06 طاولات و 48 كرسي.

ü  التجهيزات المختلفة من تدفئة وتبريد.(مبردان و 06 أجهزة مخصصة للتدفئة)

ü  المواد المقروءة على اختلافهاوتتمثل في 483 كتابا مختلفا.


د- مخطط المكتبة:

أنواع السجلات المتواجدة في المكتبة:

تسيير المكتبة يتوجب سجلات مهمة وهي سجل الصادرات و الواردات وسجل جرد المنقولات والعدة وأهمها على الاطلاق سجل الاعارة .

1-             سجل الصادرات:

وهو دفتر من النوع الكبير يتضمن كل المراسلات و الاتصالات التي يجريها أمين المكتبة مع المدير و مؤسسات أخرى.

2-             سجل الواردات:

وهو دفتر من النوع الكبير يتضمن كل المراسلات والاتصالات التي تدخل الى المكتبة.

3-              سجل عهدة المكتبة (أو سجل جرد المنقولات و العدة):

يعتبر هذا السجل من اهم سجلات المكتبة ويجب على امين المكتبة عند التسجيل في هذا السجل مراعاة
الاتي :
- تسجيل الكتب التي تصل الى المكتبة اول بأول

-تصنيف الكتاب

- إعطاء الكتاب الرقم العام ( الرقم التسلسلي (
- تسجيل جميع الكتب في مسلسل واحد دون النظر إلى موضوعاتها ولكن تسجل حسب ورودها ويعطى لكل نسخة رقم تسلسلي
- لا يجوز الكشط أو الشطب أو استخدام المزيل أو تغيير البيانات في هذا السجل باعتباره سجل عهدة
- ترقيم جميع صفحات السجل ولا يمكن قطع أي صفحة وختمها بختم الادارة
- في حالة سحب كتاب او فقدانه يسجل في خانة الملاحظات مع ذكر سبب السحب 0
- لا يجوز باي حال من الاحوال ترك سطر فارغ دون الكتابة عليه بل تدون الكتب فيه حنى اخر سطر في الصفحة.

فوائد هذا السجل :
 - معرفة رصيد المكتبة من الكتب .
 - يفيد في الرجوع لمعرفة البيانات الخاصة عند فقدان الكتاب.

مثال على سجل جرد المنقولات و العدة:

الشكل -01- واجهة سجل جرد المنقولات والعدة.

الشكل -02- صورة لصفحة من صفحات سجل المنقولات والعدة

4-             سجل الاعارة:

وهو من السجلات المهمة جدا في المكتبة ويجب ختم صفحاته بختم المدير وأمين المكتبة وهو مخصص لتقييد الكتب التي تعار للتلاميذ وجميع العاملين بالمدرسة  وتراعى التعليمات الموجودة بأول السجل

مثال على سجل الإعارة:

الشكل -03- صورة لواجهة سجل إعارة الكتب

الشكل -03- صورة تمثل صفحة من صفحات سجل الاعارة.

المشكل المطروح:

رغم الأهمية البالغة لكل السجلات في المكتبة إلا أن الاعتماد على السجلات الورقية أصبح من الماضي بحكم التطور الذي نعيشه اليوم ودخول الحواسيب في عالم الشغل  والحياة اليومية مما سهل الكثير من الأعمال المضنية وجعل عمليات الجرد سهلة جدا مقارنة بالماضي لهذا وجب استخدام الحاسوب في المكتبة لتسهيل عمليات التسجيل.

البرنامج المستخدم:

إن أنسب برنامج يمكننا استخدامه في عمليات الجرد الخاصة بالسجلات هو برنامج إكسل Excel

مايكروسوفت أوفيس أكسل بالإنجليزية: Microsoft Office Excel

هو برنامج يستخدم لانشاء جداول البيانات , القوائم ,الميزانيات , و الرسوم البيانية . اكسل مفيد لمعالجة البيانات و قد يستخدم للقيام بعمليات حسابية متقدمة تم تصميم البرنامج عن طريق شركه مايكروسوفت و يعتبر من أكثر البرامج استخداماً على مستوى العالم و يزيد عدد مستخدميه عن 750 مليون مستخدم حول العالم . وتسمى جداول البيانات في اكسل بورقة عمل كل ورقة عمل تتكون من صفحه أو أكثر و كل صفحه تتكون من أعمدة و صفوف ، والتي تتقاطع لتشكيل خلايا

يتألف ملف Microsoft Excel بعد تشغيله من ورقة عمل واحدة أو أكثر وكل ورقة عمل تتكون من 65536 صفاً مرقماً من (1-65536) و 256 عمود معنونة من (A-Z) تليها (AA-AZ) حتى (IV ) .

وتسمى منطقة التقاطع بين الصف والعمود بالخلية ويعرف وصف كل خلية ( أسمها ) استناداً إلى موقعها بالنسبة للصف والعمود . مثلاً يطلق على الخلية الأولى في ورقة العمل A1 والذي تليها B1 وهكذا .. حيث A هو اسم العمود والرقم 1 هو رقم الصف.[1]

- تشغيل برنامج الأكسل 

ويتم تشغيل البرنامج بثلاث طرق وهي:-

1-من خلال أيقونة البرنامج في حالة وجودها على سطح المكتب يتم فتحها بإحدى طرق فتح الأيقونة.

2- من خلال المسار التالي في حالة عدم وجود أيقونة البرنامج على سطح المكتب.

START? program? Microsoft Excel 

3- في حالة عدم القدرة على تشغيل البرنامج بالطريقتين السابقتين ننقر مرة واحدة بالزر الأيمن للمؤشر على مساحة فارغة من سطح المكتب(أو في أي جزء من القرص الصلب)تظهر لنا قائمة تحتوي على مجموعة من الأوامر أختر منها الأمر جديد (NEW) وبمجرد أن نضع المؤشر على هذا الأمر تظهر لنا نافذة أخرى أختر منها الأمر (Microsoft Excel Worksheet) بالنقر مرة واحدة بالزر الأيسر للمؤشر 

بعد أن تم فتح البرنامج بإحدى الطرق السابقة تظهر لنا واجهة البرنامج.

إن الشكل العام لبرنامج الأكسل قد لا يختلف كثيرا عن الشكل العام لبرنامج Microsoft Wordمن حيث الإطار الخارجي وقوائم الخيارات وأشرطة الأدوات.

·         مكونات شاشة إكسل Ms-Excel:

1- شريط العنوان.

2- شريط القوائم.

3- أشرطة الأدوات.

4- شريط الصيغة.

5- عناوين الأعمدة.

6- عناوين الصفوف.

7- أشرطة التمرير.

8- الخلايا.

9- شريط الحالة.[2]

تنفيذ الحل:

باستعمال هذا البرنامج الرائع استطعنا ايجاد الحلول لجعل كل السجلات الورقية الموجودة في المكتبة سجلات رقمية في الحاسوب وقمنا بتصميم القوالب التالية:

مثال على سجل الصادرات:

الرقم	التاريخ	عدد الوثائق	المرسل اليه	الموضوع	رقم الأرشيف	ملاحظات
121	23/03/2017	01	مدير اكماية الشهيد دحماني عبد الحميد	احصائيات المكتبة	121	............
122	01/05/2017	01	مدير اكماية الشهيد دحماني عبد الحميد	طلب عنوان كتاب(الممتاز في الرياضيات)	122	..........

مثال على سجل الواردات:

الرقم	التاريخ	عدد الوثائق	المرسل اليه	الموضوع	رقم الأرشيف	ملاحظات
430	11/04/2016	01	مدير اكماية الشهيد دحماني عبد الحميد	طلب احصائيات سجل الاعارة	121	............
431	05/05/2017	01	مدير اكماية الشهيد دحماني عبد الحميد	طلب احصائيات سجل الاعارة	122	..........

مثال على سجل إعارة الكتب

الرقم	اسم التلميذ المستعير	القسم	عنوان الكتاب	رقم الكتاب	تاريخ الإعارة	تاريخ الإعادة	ملاحضات
1	بوعشرين هشام	1م1	مباديء في الاعلام الآلي	273	28/11/2014	04/01/2014	/
2	فرجون علي	4/4	تفسير الأحلام	311	28/11/2014	04/01/2014	/
3	طيبي حسام الشيخ	4/4	حلول سهادة التعليم المتوسط	201	05/02/2014	05/02/2014	/
4	عمراني سهام	4/4	الميسر في الرياضيات	خ12	05/02/2014	07/02/2014	/
05	بن بلخير آية	4/4	الشاطر في جميع المواد	243	05/02/2014	07/02/2014	/
06	غويني أيمن	4/4	أمثال وحكم	460	05/02/2014	07/02/2014	/
07	رويني هند	2/2	نوادر البخلاء والأغنياء	م022	07/02/2014/	07/02/2014	/
08	محمدي نصيرة	1/4	النبراس في الرياضيات	خ01	07/02/2014	07/02/2014	/
09	بن جنيدي فائزة	1/4	المخدرات	333	08/02/2014	08/02/2014	/
10	وهابي شريف	1/4	الوجيز في الفيزياء	452	08/02/2014	08/02/2014	/
11	بن خناثة محمود	3/4	تفسير الاحلام	311	08/02/2014	08/02/2014	/
12	بن لموفق أيمن	3/2	الاختبارات الفصلية	98	08/02/2014	08/02/2014	/
13	لهلالي أسيا	3/2	كيف تتعامل مع الناس	088	08/02/2014	08/02/2014	/
14	بوقرة ياسمين	3/2	سلسلة العلم نور	1254	08/02/2014	08/02/2014	/
15	عبد اللطيف ليندة	3/2	مغامرات سندباد	210	08/02/2014	12/02/2014	/
16	بليح حسان	4/2	سلسلة الجوهرة في التربية	م م 2	08/02/2014	12/02/2014	/
17	دحومي صارة	4/1	الجواب الكافي في الرياضيات	55	08/02/2014	12/02/2014	/
18	بن سلامي كلثوم	2/2	الرائع في القواعد	021	08/02/2014	12/02/2014	/
19	علاوة هديل	2/2	الدعاء المستجاب	025	08/02/2014	15/02/2014	/
20	بن عزوز الصادق	2/2	الواضح في الأدب العربي	خ001	08/02/2014	15/02/2014	/
21	بن نعجة رانية	2/2	كليلة ودمنة	129	08/02/2014	15/02/2014	/

---

[1] موقع ويكيبيديا الالكتروني

[2] مدونة  موضوع الالكترونية.