كيفية تحرير رسالة ادارية
الرسالة الادارية هي الأداة
المستخدمة للتواصل أو ربط علاقات بين الإدارة و أشخاص آخرين طبيعيين أو اعتباريين،
أو للاتصال مع المصالح الإدارية الأخرى.
و المراسلة قد تكون
كتابية، في شكل رسائل بريدية، رسائل إلكترونية، برقيات، جداول إرسال، تلكس ...، و
قد تكون شفوية: مكالمة هاتفية، محادثة مباشرة، إلخ...
و تمثل الرسالة أهم وثيقة
إدارية نظرا لسعة استعمالها و تعدد مجالات استخدامها.
|
تشتمل الرسالة الإدارية على العناصر التالية : 1
الرأسية L’entête تكتب عبارة " الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية "
في أعلى و وسط الصفحة، وفي سطر واحد بأحرف بارزة، لإضفاء الطابع الرسمي على
الرسائل و الوثائق الإدارية و تمييزها عن غيرها من الوثائق والمراسلات المتبادلة
بين الأشخاص الطبيعية والمعنوية الخاصة. 2
الطابع (اسم الإدارة
المرسلة) Le
timbre يكتب اسم الإدارة المرسلة في أعلى وعلى يمين الصفحة ويشمل بيانات
تؤدي إلى تحديد المصلحة المرسلة بدقة، الشيء الذي يساعد المرسل إليه على معرفة
مصدر الرسالة وعنوانه، و يراعى في الطابع ذكر الجهة الوصية إن كانت عليه وصاية
قانونية مثال ذلك : الرسالة الصادرة عن إدارة البلدية يظهر طابعها الجهة
الوصية التي هي الولاية و الدائرة:
كما يراعى التسلسل الإداري الداخلي وفقا للهيكل التنظيمي المحدد
لتنظيم الإدارة أو المؤسسة المعنية:
3.
الرقم التسلسلي ترقم الرسالة الإدارية وفقا لتسلسل البريد الصادر، بحيث يسجل عليها
رقم بعد إمضائها و تسجيلها في سجل البريد الصادر، يكتب هذا الرقم مباشرة أسفل
الطابع مع إضافة الحروف الأولى للإدارة المرسلة ، و يمكن إضافة الأحرف الأولى من
لقب و اسم كل من محرر الرسالة أو الناقل لها على الحاسوب، مفصولا بين كل مجموعة
أحرف، وذلك حتى يتسنى معرفة المرسل وتحديد المسؤولية عند الاقتضاء، بالإضافة إلى
ذلك يسهل رقم الرسالة الرجوع إليها عند الحاجة، كما أن الرقم التسلسلي
يعتبر مرجعا للرسالة الإدارية و يضمن حسن سير العمل بالمصلحة. 4
المكان والتاريخ يكتسي تاريخ و مكان تحرير الرسالة أهمية كبيرة من الناحية
القانونية، على اعتبار أن الرسالة الإدارية وثيقة رسمية، و عليه يتوجب تسجيل
المكان و التاريخ في أعلى و على يسار الصفحة، أو في الأسفل مباشرة بعد عبارة
المجاملة، على النحو التالي: 5
بيان صفة المرسل يقصد بصفة المرسل المنصب الخصوصي أو الوظيفة التي تخول للموقع على
الرسالة أو من ينوب عنه صلاحية إصدار هذه الوثيقة باسم المصلحة العمومية
التي يديرها أو يمثلها، و تكتب هذه الصفة في الوسط من الجزء العلوي للرسالة،
ميلا إلى يسار. 6
صفة المرسل إليه صفة المرسل إليه هي تعيين الشخص (الطبيعي أو المعنوي) الموجهة إليه
الرسالة الإدارية، يكتب الاسم الشخصي للمرسل إليه إ ذا كان شخصا طبيعيا متبوعا
بعنوانه، و الاسم الوظيفي للرئيس الإداري للجهة المرسل إليها إذا تعلق الأمر
بشخص اعتباري، و مقره الاجتماعي، مسبوقين بصيغة: إلى السيد (ة) أو الآنسة.....؛
تكتب صيغة المناداة هذه أسفل صفة المرسل مباشرة. 7
الموضوع يعتبر الموضوع بمثابة العنوان الرئيسي للرسالة لكونه يلخص مضمونها
في كلمات وجيزة، بحيث يفهم القارئ مضمونها قبل أن يقرأ التفاصيل في جسم الرسالة،
ربحا للوقت و تسهيلا لعملية التسجيل و لتوثيق. 8
المرجع يعتبر المرجع السند الذي ترجع إليه الإدارة عند الإجابة على رسالة
ما، فقد يكون المرجع رسالة واردة إليها من جهة معينة، عندئذ يتضمن المرجع
رقم و تاريخ الرسالة الواردة؛ مثال ذلك: المرجع : رسالتكم
رقم..........المؤرخة في.............. و في صلب الرسالة يعيد الإشارة إلى المرجع كأن يكتب في مستهل
رسالته: ردا على رسالتكم المشار إليها في المرجع أعلاه والمتعلقة
ب......،يشرفني أن ......الخ . أما حين يتعلق الأمر برسالة تذكير يكون المرجع هو الرسالة أو
الرسائل السابقة، فيكتب المرجع كالتالي: المرجع:
رسالتي رقم
.........المؤرخة في............ ويكتب في مستهلها: تبعا لرسالتي (أو تذكيرا برسالتي) المشار إليها في المرجع أعلاه
والمتعلقة ب: .....،يشرفني أن......الخ . 9 المرفقات (أو الوثائق
المرفقة) قد يتضمن الإرسال عددا من المرفقات يتوجب الإشارة إليها في الرسالة
ببيان طبيعتها و عددها، و تسجل هذه المرفقات عقب المرجع مباشرة إن وجد و إلا
فتسجل عقب الموضوع، و في حالة استحالة تسجيل كل الوثائق المرفقة في الرسالة يمكن
إرفاق قائمة يسجل عليها كل الوثائق إذا اقتضى الأمر ذلك (كأن يتعلق الأمر بملف
يحتوي عددا كبيرا من الوثائق مثلا). 10
صلب الرسالة أو
مضمونها هو النص المعبر عن المعلومات أو الأفكار المراد تبليغها إلى المرسل
إليه، و يتشكل صلب الرسالة من عدد من الفقرات يتحدد طولها أو قصرها بحسب طبيعة
الرسالة و أغراضها، و يضم نص الرسالة ثلاثة محاورة متناسقة هي: 1. التقديم: و يهدف إلى
التنبيه إلى موضوع الرسالة، أهميته أو دوافع الاهتمام به؛ 2. العرض: يتمثل في طرح
المعلومات، عناصر التحليل أو المبررات المتعلقة بموضوع الرسالة؛ 3. الخاتمة: تتمثل في
تحديد الهدف المنشود، كالتماس طلب أو إصدار أمر أو إبلاغ مقترحات أو غيره مما
يصبو المرسل إلى تحقيقه. عبارة المجاملة تختم الرسالة الإدارية عادة بعبارة المجاملة وهي عبارات الشكر و
التقدير والاحترام الواجبة عرفا و أخلاقا بين المتراسلين لاسيما بين الإدارة و
المتعاملين الخارجيين، و بين المرؤوس و رئيسه، و تختلف عبارات المجاملة باختلاف
المرسل إليهم. 11
التوقيع تذيل كل رسالة بتوقيع المرسل و بيان صفته الوظيفية و اسمه الشخصي،
و قد يتولى التوقيع شخصا مفوضا نيابة عن الرئيس الإداري أو صاحب السلطة
القانوني، و في هذه الحالة يتعيّن على الموقع بالنيابة إضافة عبارة التفويض و
ذكر الصفة الوظيفية للمفوَّض. 12وجهة نسخ الرسالة قد توجه نسخ من الرسالة إلى جهات أخرى للإعلام، و في هذه الحالة
تسجل هذه الجهات أسفل الرسالة إلى اليمين، مع مراعاة التسلسل الهرمي في ذكر هذه
الجهات، بحيث يذكر الرئيس الإداري الأعلى في المقام الأول ثم الذي يليه. |
نموذج رسالة ادارية:
بن سرور في: 22/01/2021
السيد:
الرتبة : عــــــون
ادارة
المؤسسة : المؤسسة
الاستشفائية إلى السيد: رئيس مصلحة الموظفين
للصحة الجوارية ببن ســــــــرور بالمؤسسة
الاستشفائية للصحة الجوارية ببن سرور
الـمـوضـوع: طـلـب اعـتـمـاد
الـخـبـرة الـمـهـنـيـة .
يشرفني أن أتقدم إلى سيادتكم الموقرة بطلبي هذا والمدون محتواه أعلاه.
ولعلمكم فإنه قبل توظيفي في رتبتي الحالية –عون
ادارة - سبق وأن عينت كعون حفظ
بيانات على منصب شاغر لموسم كامل بمؤسسة
الصحة الجوارية ببن سرور وهذا في الفترة الممتدة ما بين12 جانفي 2009 إلى غاية 31 ديسمبر 2009.
وهذا ما تثبته
شهادتا العمل المرفقة. لذا أطلب من سيادتكم المحترمة اعتماد هذه المدة عند الترقية في
الدرجات.
وفي الأخير تقبلوا
مني فائق الاحترام و التقدير.
المرفقات:
امضاء المعني/
-
شهادة عمل.